Od 1 stycznia 2027 roku obowiązek wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur obejmie także najmniejsze firmy. Dotyczy to przedsiębiorców, którzy w 2026 roku mogą jeszcze wystawiać faktury poza KSeF, ponieważ łączna wartość sprzedaży brutto dokumentowanej takimi fakturami nie przekracza 10 000 zł miesięcznie.
Ułatwienie nie oznacza jednak, że mała firma może ignorować KSeF do końca roku. Od 1 lutego 2026 roku przedsiębiorcy odbierają w systemie faktury wystawiane przez kontrahentów. Trzeba więc zapewnić dostęp do KSeF, ustalić uprawnienia i uzgodnić z biurem rachunkowym sposób przekazywania dokumentów.
Kogo dotyczy termin 1 stycznia 2027 roku
Obowiązek KSeF był wprowadzany etapami. Od 1 lutego 2026 roku objął firmy, których sprzedaż w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł z VAT. Od 1 kwietnia 2026 roku objął pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem najmniejszych firm korzystających z przejściowego limitu 10 000 zł miesięcznie.
| Termin | Kogo dotyczy | Co się zmienia |
|---|---|---|
| 1 lutego 2026 | Firmy ze sprzedażą powyżej 200 mln zł w 2024 roku | Obowiązek wystawiania faktur w KSeF |
| 1 kwietnia 2026 | Pozostali przedsiębiorcy poza najmniejszymi firmami | Obowiązek wystawiania faktur w KSeF |
| 1 stycznia 2027 | Firmy korzystające z ułatwienia do 10 000 zł miesięcznie | KSeF obowiązkowy także dla tej grupy |
Obowiązek nie zależy wyłącznie od rejestracji do VAT. Przedsiębiorca korzystający ze zwolnienia podmiotowego z VAT również może być zobowiązany do wystawiania faktur w KSeF.
Jeżeli chcesz sprawdzić zasady zwolnienia podmiotowego, przeczytaj także: Limit zwolnienia z VAT 240 000 zł w 2026 roku.
Jak działa limit 10 000 zł w 2026 roku
Do 31 grudnia 2026 roku przedsiębiorca może wystawiać faktury papierowe lub elektroniczne poza KSeF, jeśli w danym miesiącu łączna wartość sprzedaży brutto na fakturach objętych obowiązkiem KSeF nie przekroczy 10 000 zł.
Do limitu nie wlicza się automatycznie całego obrotu firmy. Ministerstwo Finansów wskazuje, że uwzględnia się tylko faktury, które docelowo powinny być wystawione w KSeF. Nie wlicza się między innymi faktur konsumenckich B2C, a do końca 2026 roku także faktur z kas rejestrujących i paragonów z NIP do 450 zł uznawanych za faktury uproszczone.
Co się dzieje po przekroczeniu limitu
Jeżeli suma faktur objętych limitem przekroczy 10 000 zł, obowiązek rozpoczyna się od faktury, która spowodowała przekroczenie. Wszystkie kolejne faktury objęte KSeF również należy wystawiać w systemie. Powrót poniżej 10 000 zł w następnym miesiącu nie przywraca ułatwienia.
| Faktura | Wartość brutto | Suma w miesiącu | Sposób wystawienia |
|---|---|---|---|
| 1 | 3 000 zł | 3 000 zł | Poza KSeF |
| 2 | 4 000 zł | 7 000 zł | Poza KSeF |
| 3 | 3 000 zł | 10 000 zł | Poza KSeF |
| 4 | 1 500 zł | 11 500 zł | W KSeF od tej faktury |
Limit sprawdza się według daty wystawienia faktury. Jeżeli sprzedaż odbyła się w jednym miesiącu, ale fakturę wystawiono w kolejnym, dokument wlicza się do limitu miesiąca wystawienia.
Odbieranie faktur w KSeF już obowiązuje
Ułatwienie do 10 000 zł dotyczy wystawiania faktur. Nie odracza obowiązku ich odbierania. Od 1 lutego 2026 roku faktura wystawiona w KSeF na NIP przedsiębiorcy trafia do systemu i nie musi zostać wysłana e-mailem ani przekazana na papierze.
W praktyce firma powinna regularnie sprawdzać dokumenty zakupowe albo nadać odpowiednie uprawnienia biuru rachunkowemu. Samo oczekiwanie na wiadomość od sprzedawcy może prowadzić do pominięcia faktury lub opóźnienia jej ujęcia w księgowości.
Czym jest e-Faktura w KSeF
E-Faktura jest plikiem XML zgodnym ze strukturą określoną przez Ministerstwo Finansów. Po przyjęciu dokumentu system nadaje mu unikalny numer KSeF. Faktura jest dostępna dla uprawnionego odbiorcy i przechowywana w systemie przez 10 lat.
Plik PDF może nadal służyć jako czytelna wizualizacja dla przedsiębiorcy, ale nie zastępuje faktury ustrukturyzowanej, gdy dokument podlega obowiązkowemu KSeF.
Dostęp i uprawnienia
Właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej może uwierzytelnić się w KSeF między innymi Profilem Zaufanym, podpisem kwalifikowanym albo certyfikatem KSeF. Spółka, która nie ma pieczęci kwalifikowanej zawierającej NIP, może wskazać osobę uprawnioną za pomocą formularza ZAW-FA.
Biuru rachunkowemu należy nadać właściwe uprawnienia w systemie. Nie powinno się przekazywać księgowej prywatnych danych logowania do Profilu Zaufanego. Uprawnienia można ograniczyć do czynności potrzebnych do obsługi firmy i później je odebrać.
Czy potrzebny jest płatny program
Nie. Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatną Aplikację Podatnika KSeF oraz aplikację mobilną. Umożliwiają one wystawianie, odbieranie i przeglądanie e-Faktur, a także zarządzanie uprawnieniami.
Płatny program może być wygodniejszy przy większej liczbie dokumentów, magazynie, sprzedaży internetowej albo rozbudowanym obiegu akceptacji. Mała firma powinna wybrać rozwiązanie na podstawie liczby faktur i sposobu współpracy z księgowością, a nie tylko ceny programu.
Jak przygotować firmę do 1 stycznia 2027 roku
- Sprawdź, czy firma korzysta obecnie z ułatwienia do 10 000 zł i które faktury wchodzą do limitu.
- Zaloguj się do KSeF i potwierdź, że masz dostęp do właściwego podmiotu.
- Ustal, kto wystawia faktury i kto może je korygować.
- Nadaj biuru rachunkowemu właściwe uprawnienia zamiast przekazywać dane logowania.
- Wybierz narzędzie do fakturowania i sprawdź, czy obsługuje KSeF 2.0.
- Ustal sposób kontroli faktur zakupowych i ich akceptacji przed księgowaniem.
- Przetestuj proces przed końcem grudnia, aby pierwsza obowiązkowa faktura nie była próbą generalną.
Co zmieni się w codziennej pracy
| Obszar | Przed KSeF | Po wdrożeniu KSeF |
|---|---|---|
| Wystawienie | PDF, papier lub program do faktur | Wysłanie pliku do KSeF i przyjęcie przez system |
| Dostarczenie B2B | E-mail, papier lub panel klienta | Odbiorca pobiera fakturę z KSeF |
| Błąd | Anulowanie bywało możliwe przed doręczeniem | Wystawionej faktury nie można usunąć; potrzebna jest korekta |
| Archiwum | Dokumenty przechowuje firma | KSeF przechowuje faktury przez 10 lat |
Błędy i faktury korygujące
Faktury przyjętej przez KSeF nie można edytować, anulować ani usunąć. Błąd poprawia się przez wystawienie faktury korygującej. Dlatego przed wysłaniem dokumentu trzeba sprawdzić NIP, dane nabywcy, stawkę VAT, kwoty i daty.
W przypadku niedostępności systemu przepisy przewidują szczególne tryby wystawiania faktur. Firma powinna wiedzieć, którego trybu użyć i w jakim terminie przesłać dokument do KSeF po ustaniu problemu. Szczegóły zależą od rodzaju niedostępności lub ogłoszonej awarii.
Najczęstsze pytania
Czy firma zwolniona z VAT musi korzystać z KSeF
Tak, zwolnienie z VAT nie oznacza automatycznego zwolnienia z KSeF. Trzeba sprawdzić rodzaj dokumentowanych transakcji i termin wejścia obowiązku.
Czy limit 10 000 zł dotyczy dochodu
Nie. Jest to miesięczna wartość sprzedaży brutto na określonych fakturach objętych obowiązkiem KSeF. Koszty firmy i wysokość dochodu nie obniżają tego limitu.
Czy faktury dla konsumentów trafiają do KSeF
Faktury B2C dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej nie są objęte obowiązkowym KSeF. Można je wystawiać poza systemem.
Czy można nadal wysłać klientowi PDF
Można przekazać wizualizację PDF jako materiał pomocniczy, ale przy transakcji objętej obowiązkiem właściwa faktura musi zostać wystawiona w KSeF.
Czy księgowa może obsługiwać KSeF za firmę
Tak, jeżeli przedsiębiorca nada biuru rachunkowemu odpowiednie uprawnienia. Zakres współpracy warto ustalić wcześniej: kto wystawia dokumenty, kto je pobiera, kto monitoruje odrzucenia i kto odpowiada za korekty.
Skontaktuj się z Biurem Rachunkowym LIBRO w Gorzowie Wielkopolskim
Jeżeli Twoja firma korzysta z ułatwienia do 10 000 zł albo nie ma jeszcze ustalonego sposobu obsługi KSeF, możemy pomóc uporządkować uprawnienia, obieg faktur i współpracę z księgowością przed 1 stycznia 2027 roku.
Telefon: 695 633 972
E-mail: biuro@biuro-libro.pl
👉 Kliknij tutaj i skontaktuj się z nami, aby omówić przygotowanie firmy do KSeF!
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady podatkowej ani prawnej. Obowiązki należy ocenić na podstawie rodzaju transakcji i sytuacji konkretnego przedsiębiorcy.